Ba nhóm chức năng cốt lõi cần có
- Quản lý tồn kho: theo dõi số lượng hàng còn lại, cảnh báo khi sắp hết hàng, hỗ trợ nhập kho khi có hàng mới về.
- Quản lý bán hàng: ghi nhận đơn hàng, in hoặc gửi hóa đơn cho khách, hỗ trợ nhiều hình thức thanh toán khác nhau.
- Báo cáo doanh thu: tổng hợp doanh thu theo ngày, tuần, tháng, và theo từng sản phẩm để chủ cửa hàng biết mặt hàng nào bán chạy.
Tiêu chí chọn app phù hợp với quy mô cửa hàng
| Quy mô | Tiêu chí ưu tiên | Lưu ý |
|---|---|---|
| Cửa hàng một địa điểm | Dễ dùng, giao diện đơn giản, chi phí thấp | Không cần tính năng quản lý đa chi nhánh phức tạp |
| Chuỗi vài cửa hàng | Đồng bộ tồn kho giữa các chi nhánh, phân quyền theo cửa hàng | Cần app hỗ trợ xem báo cáo tổng hợp toàn chuỗi |
| Bán cả online và tại cửa hàng | Đồng bộ đơn hàng từ nhiều kênh bán về một hệ thống | Kiểm tra khả năng kết nối với các sàn thương mại điện tử đang dùng |
Cách một dự án của Alodev đo nhu cầu thực tế trước khi chọn phần mềm
Khi tư vấn cho một khách hàng kinh doanh cửa hàng tạp hoá muốn số hoá quy trình bán hàng, đội kỹ thuật của Alodev không bắt đầu bằng việc giới thiệu tính năng phần mềm, mà quan sát quy trình bán hàng thực tế của cửa hàng trong vài ngày để xác định điểm nghẽn lớn nhất. Kết quả cho thấy vấn đề chính không phải thiếu tính năng, mà là nhân viên bán hàng thường quên cập nhật tồn kho sau mỗi lần bán, dẫn tới số liệu tồn kho trên sổ sách và thực tế lệch nhau đáng kể sau vài tuần.
- Ưu tiên chọn app có thao tác bán hàng kèm trừ tồn kho tự động ngay khi tạo đơn, giảm phụ thuộc vào việc nhân viên tự nhớ cập nhật riêng.
- Chọn app có giao diện bán hàng tối giản, phù hợp với nhân viên chưa quen thao tác trên máy tính hoặc máy tính bảng.
- Ưu tiên tính năng cảnh báo tồn kho thấp để chủ cửa hàng chủ động đặt hàng mới trước khi hết hàng hoàn toàn.
Doanh nghiệp cần tư vấn chọn hoặc dựng riêng phần mềm quản lý bán hàng phù hợp với quy trình vận hành cụ thể của mình có thể tham khảo thêm tại /cong-nghe.
Những sai lầm thường gặp khi chọn app quản lý bán hàng
- Chọn app có quá nhiều tính năng phức tạp không dùng tới, khiến nhân viên mất nhiều thời gian học thao tác cơ bản.
- Không kiểm tra khả năng chuyển dữ liệu ra ngoài nếu sau này muốn đổi sang phần mềm khác, dễ bị phụ thuộc vào một nhà cung cấp.
- Bỏ qua bước dùng thử với dữ liệu thật của cửa hàng trước khi quyết định trả phí gói dài hạn.
- Không đào tạo kỹ nhân viên bán hàng trước khi chuyển hẳn sang dùng app mới, dẫn tới sai sót trong giai đoạn đầu chuyển đổi.
Chi phí và mô hình định giá phổ biến
Phần lớn app quản lý bán hàng cho doanh nghiệp nhỏ hiện nay tính phí theo dạng thuê bao hằng tháng, mức phí thường tăng theo số lượng cửa hàng hoặc số tài khoản nhân viên sử dụng. Doanh nghiệp nên ước tính chi phí thuê bao trong dài hạn, không chỉ nhìn vào mức phí ưu đãi ở giai đoạn dùng thử ban đầu, để tránh phát sinh chi phí ngoài dự tính khi mở rộng thêm cửa hàng hoặc nhân viên.
Kết nối với máy in hóa đơn và máy quét mã vạch
Với cửa hàng có lượng giao dịch nhiều mỗi ngày, khả năng kết nối app với máy in hóa đơn nhiệt và máy quét mã vạch cầm tay giúp tăng tốc đáng kể quá trình thanh toán so với việc nhân viên phải gõ tay tên từng sản phẩm. Trước khi chọn app, doanh nghiệp nên hỏi rõ nhà cung cấp về danh sách thiết bị phần cứng đã được kiểm chứng tương thích, tránh trường hợp mua thiết bị về mới phát hiện không kết nối được với phần mềm đã chọn, gây lãng phí chi phí đầu tư ban đầu.
Ngoài các tiêu chí kỹ thuật, chủ cửa hàng cũng nên hỏi kỹ về chính sách hỗ trợ khi phần mềm gặp sự cố ngoài giờ hành chính, đặc biệt với cửa hàng mở cửa tối muộn hoặc cuối tuần, vì sự cố phần mềm đúng giờ cao điểm bán hàng có thể ảnh hưởng trực tiếp tới doanh thu nếu không được xử lý kịp thời.
Câu hỏi thường gặp
Cửa hàng nhỏ mới mở có cần app quản lý bán hàng ngay không?
Không bắt buộc ngay từ đầu nếu số lượng mặt hàng và giao dịch còn ít, chủ cửa hàng vẫn có thể quản lý thủ công. Nên cân nhắc dùng app khi số lượng mặt hàng hoặc giao dịch tăng tới mức khó theo dõi chính xác bằng sổ sách hoặc bảng tính thông thường.
App quản lý bán hàng có hoạt động được khi mất kết nối internet không?
Tuỳ từng app, một số hỗ trợ chế độ offline cho phép tiếp tục bán hàng khi mất mạng và tự đồng bộ lại dữ liệu khi có kết nối trở lại, trong khi một số app khác yêu cầu kết nối internet liên tục để hoạt động.
Có thể dùng app quản lý bán hàng miễn phí lâu dài không?
Một số app có gói miễn phí với giới hạn về số lượng sản phẩm hoặc số hoá đơn mỗi tháng, phù hợp cho cửa hàng rất nhỏ mới bắt đầu, nhưng khi quy mô tăng lên thường cần chuyển sang gói trả phí để dùng đủ tính năng cần thiết.
App quản lý bán hàng có giúp phát hiện gian lận nội bộ không?
App có ghi lại lịch sử thao tác của từng tài khoản nhân viên phần nào giúp phát hiện các thao tác bất thường như huỷ đơn hàng nhiều lần hoặc điều chỉnh giá không đúng quy trình, nhưng đây chỉ là công cụ hỗ trợ, không thay thế hoàn toàn quy trình kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp.
Chuyển từ quản lý bằng bảng tính sang app quản lý bán hàng có khó không?
Phần khó nhất thường là nhập lại dữ liệu tồn kho ban đầu cho chính xác, sau khi đã nhập đúng số liệu gốc thì thao tác dùng hằng ngày trên app thường đơn giản hơn nhiều so với việc tự cập nhật bảng tính thủ công.
