Quét mã vạch là hành động dùng một máy quét chuyên dụng hoặc camera điện thoại có cài ứng dụng phù hợp để đọc dãy vạch đen trắng in trên bao bì sản phẩm, từ đó tra ra mã số hàng hoá đã đăng ký sẵn trong hệ thống, thay vì gõ tay mã số hoặc tên sản phẩm mỗi lần bán. Nhận định của bài: lợi ích chính của việc quét mã vạch trong bán hàng không nằm ở tốc độ quét nhanh hơn gõ tay, mà ở việc giảm sai sót khi nhập liệu, vì gõ nhầm một chữ số có thể tính sai giá hoặc trừ nhầm tồn kho của sản phẩm khác.
Cách quét mã vạch phổ biến cho cửa hàng nhỏ
| Cách quét | Chi phí | Phù hợp với |
|---|---|---|
| Camera điện thoại + ứng dụng quét mã | Miễn phí hoặc chi phí thấp | Cửa hàng mới bắt đầu, số lượng giao dịch chưa nhiều |
| Máy quét mã vạch cầm tay (kết nối USB, Bluetooth) | Chi phí một lần mua thiết bị | Cửa hàng có quầy thu ngân cố định, giao dịch đều đặn hằng ngày |
| Máy quét tích hợp trong hệ thống POS | Đi kèm chi phí hệ thống quản lý bán hàng | Chuỗi cửa hàng, siêu thị mini cần đồng bộ tồn kho nhiều điểm bán |
Quét mã vạch giúp quản lý tồn kho chính xác hơn thế nào
Khi mỗi sản phẩm có một mã vạch riêng, việc quét mã lúc nhập hàng và lúc bán hàng giúp hệ thống tự động trừ đúng số lượng tồn kho của đúng sản phẩm đó, giảm hẳn tình trạng ghi nhầm mã hoặc quên cập nhật tồn kho bằng tay. Với cửa hàng bán nhiều mặt hàng có tên gần giống nhau (nhiều size, nhiều màu của cùng một sản phẩm), quét mã vạch gần như là cách duy nhất để phân biệt chính xác thay vì gõ tên.
Những điều cần chuẩn bị trước khi áp dụng quét mã vạch
- Toàn bộ sản phẩm đã có mã vạch in sẵn từ nhà sản xuất, hay cửa hàng cần tự tạo và dán mã vạch riêng.
- Phần mềm quản lý bán hàng đang dùng có hỗ trợ nhận mã vạch qua máy quét hoặc camera hay không.
- Nhân viên thu ngân đã được hướng dẫn cách xử lý khi máy quét không đọc được mã (mã bị mờ, rách) chưa.
- Có quy trình kiểm tra định kỳ để phát hiện sản phẩm chưa được gắn mã vạch hoặc gắn sai mã hay không.
Kiểm kê kho nhanh hơn nhờ máy quét mã vạch cầm tay
Ngoài việc tính tiền tại quầy, quét mã vạch còn rút ngắn đáng kể thời gian kiểm kê kho định kỳ. Thay vì nhân viên phải đối chiếu tay từng sản phẩm với danh sách trên giấy, một máy quét cầm tay cho phép quét lần lượt từng sản phẩm trên kệ, hệ thống tự động cộng dồn số lượng thực tế và so sánh ngay với số liệu trên sổ sách, giúp phát hiện chênh lệch tồn kho (do thất thoát, nhầm lẫn khi nhập xuất) nhanh hơn nhiều so với cách kiểm kê thủ công truyền thống, vốn dễ bỏ sót hoặc đếm trùng khi số lượng mặt hàng lớn.
Tích hợp quét mã vạch với phần mềm quản lý bán hàng hiện có
Việc quét mã vạch chỉ phát huy hết giá trị khi được kết nối trực tiếp với phần mềm quản lý bán hàng, thay vì chỉ dùng như một công cụ tra cứu độc lập. Khi tích hợp đúng cách, mỗi lần quét mã tại quầy sẽ tự động tính đúng giá bán hiện hành, áp dụng khuyến mãi nếu có, và trừ tồn kho ngay lập tức, giúp báo cáo doanh thu, tồn kho cuối ngày chính xác mà không cần nhân viên tổng hợp thủ công. Khi chọn phần mềm quản lý bán hàng, nên hỏi rõ phần mềm có hỗ trợ kết nối trực tiếp với máy quét mã vạch qua cổng USB hoặc Bluetooth hay không, tránh trường hợp phải quét mã trên một thiết bị riêng rồi gõ tay lại vào phần mềm quản lý, làm mất đi lợi ích chính của việc dùng mã vạch.
Đào tạo nhân viên thu ngân dùng thành thạo máy quét mã vạch
Đưa máy quét mã vạch vào dùng không chỉ là việc lắp đặt thiết bị, mà cần đi kèm hướng dẫn cụ thể cho nhân viên thu ngân: cách cầm máy quét đúng khoảng cách và góc độ để đọc mã nhanh, cách xử lý khi mã bị mờ hoặc rách (nhập tay mã số dự phòng), và cách xác nhận lại giá hiển thị trên màn hình có khớp với giá niêm yết trên kệ hàng hay không trước khi tính tiền cho khách. Với cửa hàng có nhiều nhân viên thay ca, nên có một buổi hướng dẫn ngắn cho nhân viên mới trước khi để họ trực tiếp thao tác một mình tại quầy, tránh tình trạng lúng túng gây chậm trễ hoặc tính sai tiền trong những ngày đầu làm quen. Việc này đặc biệt quan trọng vào các dịp cao điểm như cuối tuần, ngày lễ, khi lượng khách tăng đột biến và nhân viên mới dễ bị áp lực dẫn tới thao tác sai sót nhiều hơn ngày thường, nên tốt nhất là xếp nhân viên có kinh nghiệm cùng ca với nhân viên mới trong giai đoạn đầu.
Câu hỏi thường gặp
Quét mã vạch bằng điện thoại có chính xác như máy quét chuyên dụng không?
Với điều kiện ánh sáng tốt và mã vạch rõ nét, điện thoại quét khá chính xác. Máy quét chuyên dụng thường nhanh hơn và đọc được mã vạch mờ, xa hơn, phù hợp khi lượng giao dịch nhiều.
Sản phẩm chưa có mã vạch thì làm sao để quét được?
Cửa hàng có thể tự tạo mã vạch nội bộ bằng một công cụ tạo mã vạch, in ra và dán lên sản phẩm, miễn phần mềm quản lý bán hàng ghi nhận đúng mã đó gắn với đúng sản phẩm.
Mã vạch và mã QR khác nhau ở đâu khi dùng cho bán hàng?
Mã vạch thường chỉ chứa mã số sản phẩm, đọc theo một chiều. Mã QR chứa được nhiều dữ liệu hơn và đọc theo hai chiều, thường dùng cho thanh toán hoặc dẫn link, ít dùng để quản lý tồn kho theo từng sản phẩm như mã vạch.
Kiểm kê kho bằng máy quét mã vạch có cần dừng bán hàng trong lúc kiểm không?
Với cửa hàng nhỏ, thường nên chọn thời điểm ít khách (đầu giờ sáng, sau giờ đóng cửa) để kiểm kê chính xác hơn, tránh vừa bán vừa kiểm gây lệch số liệu do hàng ra vào trong lúc đang đếm.
Máy quét mã vạch cầm tay có cần kết nối Internet để hoạt động không?
Bản thân máy quét không cần Internet để đọc mã, nhưng phần mềm quản lý bán hàng nhận dữ liệu từ máy quét thường cần kết nối mạng nếu dữ liệu được lưu và đồng bộ trên đám mây.
