Vì sao doanh nghiệp cần tra cứu thông tin người nộp thuế
Trước khi ký hợp đồng hoặc xuất hoá đơn cho một đối tác mới, kế toán cần xác minh mã số thuế đối tác còn hiệu lực, tên và địa chỉ trên hoá đơn khớp với thông tin đăng ký, tránh trường hợp xuất hoá đơn cho một mã số thuế đã ngừng hoạt động hoặc đang trong diện cảnh báo rủi ro. Việc tra cứu cũng giúp phát hiện sớm các trường hợp đối tác có dấu hiệu bất thường trước khi phát sinh giao dịch lớn.
Các thông tin có thể tra cứu công khai
- Mã số thuế và tên chính thức của tổ chức hoặc cá nhân kinh doanh.
- Địa chỉ trụ sở đăng ký với cơ quan thuế.
- Cơ quan thuế trực tiếp quản lý.
- Ngày cấp mã số thuế và tình trạng hoạt động hiện tại.
- Người đại diện pháp luật đối với doanh nghiệp.
Cách tra cứu từng bước
- Chuẩn bị mã số thuế hoặc tên chính xác của tổ chức, cá nhân cần tra cứu.
- Truy cập cổng tra cứu thông tin người nộp thuế của Tổng cục Thuế.
- Nhập mã số thuế vào ô tìm kiếm, nếu không có mã số thuế thì thử tìm theo tên đầy đủ.
- Đối chiếu tên, địa chỉ hiển thị với thông tin đối tác cung cấp trên hợp đồng hoặc báo giá.
- Kiểm tra thêm trạng thái hoạt động, tránh giao dịch với mã số thuế đã ngừng hoạt động hoặc đang tạm nghỉ.
Dùng công cụ hỗ trợ để tra cứu nhanh mã số thuế cá nhân
Với trường hợp cần tra mã số thuế cá nhân phục vụ quyết toán thuế thu nhập cá nhân hoặc kiểm tra thông tin người lao động, có thể dùng công cụ /lab/mst của Alodev để tra nhanh, hoặc dùng /lab/tncn khi cần tính thêm số thuế thu nhập cá nhân phải nộp dựa trên mã số thuế và thu nhập đã kê khai. Cả hai công cụ chỉ hỗ trợ tra cứu và tính toán, không thay thế được cổng tra cứu chính thức khi cần xác nhận pháp lý.
Những lưu ý khi tra cứu và sử dụng thông tin
Thông tin tra cứu được nên chỉ dùng cho mục đích xác minh giao dịch kinh doanh hợp pháp, không nên thu thập thành danh sách lớn để dùng cho mục đích khác như quảng cáo, vì dữ liệu về mã số thuế và địa chỉ vẫn thuộc phạm vi điều chỉnh của Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân khi gắn với cá nhân cụ thể. Doanh nghiệp nên lưu lại ảnh chụp màn hình kết quả tra cứu tại thời điểm giao dịch để làm bằng chứng đối chiếu khi cần, vì trạng thái hoạt động của một mã số thuế có thể thay đổi theo thời gian.
Những trường hợp đối chiếu hay gặp sai lệch
Kế toán thường gặp ba tình huống lệch thông tin khi đối chiếu người nộp thuế trước lúc xuất hoá đơn. Tình huống thứ nhất là tên viết tắt trên báo giá khác với tên đầy đủ đăng ký thuế, ví dụ đối tác tự xưng bằng tên thương hiệu trong khi tên pháp lý đăng ký khác hẳn, cần yêu cầu đối tác cung cấp đúng tên trên giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh. Tình huống thứ hai là địa chỉ trụ sở đã thay đổi nhưng đối tác chưa cập nhật thông tin trên hợp đồng, dẫn tới hoá đơn ghi sai địa chỉ so với dữ liệu cơ quan thuế đang quản lý.
- Tên trên hợp đồng khác tên đăng ký thuế: yêu cầu đối tác gửi bản chụp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh mới nhất để đối chiếu.
- Địa chỉ đã đổi nhưng chưa cập nhật: đề nghị đối tác xác nhận địa chỉ hiện tại trước khi xuất hoá đơn, tránh hoá đơn bị treo do sai lệch dữ liệu.
- Mã số thuế hiển thị tình trạng đang xác minh: nên tạm hoãn giao dịch giá trị lớn cho tới khi trạng thái xác minh hoàn tất trên hệ thống của cơ quan thuế.
Tình huống thứ ba, hiếm gặp hơn nhưng rủi ro cao, là mã số thuế thuộc diện cảnh báo có dấu hiệu rủi ro về hoá đơn. Doanh nghiệp phát hiện trường hợp này nên yêu cầu bộ phận kế toán báo cáo ngay cho người phụ trách để cân nhắc kỹ trước khi tiếp tục giao dịch, vì rủi ro liên đới về sau khi cơ quan thuế thanh tra chuỗi hoá đơn liên quan tới mã số thuế đó. Doanh nghiệp có quy trình mua hàng thường xuyên với nhiều đối tác mới nên đưa bước tra cứu mã số thuế thành một mục bắt buộc trong quy trình duyệt nhà cung cấp mới, thay vì chỉ làm khi có nghi ngờ, để giảm rủi ro phát sinh muộn. Việc lưu lại lịch sử tra cứu cũng giúp bộ phận kế toán trả lời nhanh khi kiểm toán nội bộ hoặc cơ quan thuế yêu cầu giải trình về một giao dịch cụ thể trong quá khứ.
Câu hỏi thường gặp
Tra cứu thông tin người nộp thuế có mất phí không?
Không. Cổng tra cứu công khai của cơ quan thuế cho phép tra cứu miễn phí không giới hạn số lần, không cần đăng ký tài khoản.
Có thể tra cứu thông tin người nộp thuế cá nhân không đăng ký kinh doanh không?
Cá nhân có mã số thuế thu nhập cá nhân vẫn tra cứu được thông tin cơ bản như mã số thuế và cơ quan quản lý, nhưng thông tin chi tiết hơn về thu nhập cá nhân không được công khai vì lý do bảo mật thông tin cá nhân.
Vì sao tra không ra kết quả dù chắc chắn có mã số thuế?
Có thể do nhập sai định dạng mã số thuế, hoặc mã số thuế mới được cấp chưa đồng bộ hết lên hệ thống tra cứu công khai, nên thử lại sau một thời gian hoặc kiểm tra lại số liệu trên giấy chứng nhận đăng ký thuế.
Mã số thuế báo tình trạng ngừng hoạt động có nghĩa là gì?
Nghĩa là tổ chức hoặc cá nhân đó đã thông báo ngừng hoạt động hoặc bị cơ quan thuế xác định ngừng hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký, không nên tiếp tục giao dịch xuất hoá đơn với mã số thuế ở trạng thái này.
Có công cụ nào tra cứu hàng loạt nhiều mã số thuế cùng lúc không?
Cổng tra cứu công khai thường chỉ hỗ trợ tra từng mã một. Doanh nghiệp cần đối chiếu số lượng lớn định kỳ nên cân nhắc phần mềm kế toán có tích hợp sẵn chức năng kiểm tra mã số thuế đối tác tự động khi nhập liệu hoá đơn.
