Quy trình thiết kế app cho doanh nghiệp
- Khảo sát nhu cầu: xác định ai dùng app (nhân viên nội bộ hay khách hàng), dùng để làm gì, và app cần thay thế quy trình thủ công nào.
- Vẽ luồng người dùng (user flow): sắp xếp các màn hình theo đúng trình tự thao tác thật, tránh thiết kế đẹp nhưng đi vòng nhiều bước không cần thiết.
- Thiết kế giao diện (UI): chọn màu, font, bố cục theo bộ nhận diện của doanh nghiệp, đảm bảo dễ đọc trên màn hình điện thoại.
- Dựng bản mẫu tương tác (prototype) để doanh nghiệp xem thử và góp ý trước khi vào giai đoạn lập trình.
- Lập trình, kiểm thử và bàn giao, kèm hướng dẫn sử dụng cho người quản trị nội bộ.
Những yếu tố ảnh hưởng chi phí
- Số lượng màn hình và độ phức tạp nghiệp vụ: app chấm công đơn giản khác hẳn app quản lý kho có nhiều luồng phê duyệt.
- Có cần làm cả hai nền tảng iOS và Android hay chỉ một: làm chung một mã nguồn cho cả hai (cross-platform) thường tiết kiệm hơn làm riêng từng nền tảng.
- Có cần kết nối với phần mềm nội bộ đã có (kế toán, nhân sự, bán hàng) hay chạy độc lập.
- Có cần thiết kế mới hoàn toàn hay chỉnh sửa từ một hệ thống UI có sẵn của doanh nghiệp.
Ví dụ thực tế, đội của Alodev khi thiết kế ứng dụng chấm công nội bộ ALODEV AIO đã bắt đầu bằng việc quan sát cách nhân viên chấm công bằng giấy tại một vài công trình, phát hiện vấn đề chính là nhân viên hay quên chấm công cuối ca chứ không phải giao diện phức tạp. Thiết kế cuối cùng vì vậy ưu tiên một nút chấm công lớn ngay màn hình chính, thay vì một menu nhiều lớp như bản thiết kế ban đầu.
Khi nào nên thuê ngoài, khi nào tự làm
Doanh nghiệp có sẵn đội kỹ thuật nội bộ và app không quá phức tạp có thể tự làm để chủ động bảo trì lâu dài. Doanh nghiệp cần app ra mắt nhanh, không có sẵn đội thiết kế UI/UX, hoặc cần app tích hợp với nhiều hệ thống khác nhau, nên cân nhắc thuê đơn vị chuyên trách để tránh vừa học vừa làm kéo dài tiến độ.
Doanh nghiệp cần tư vấn quy trình và báo giá thiết kế app cụ thể cho nhu cầu của mình có thể liên hệ Alodev tại /dich-vu.
Ví dụ cụ thể hơn: thiết kế app chấm công từ đầu tới lúc chạy thật
Quay lại ví dụ ứng dụng chấm công ALODEV AIO, sau bước quan sát hiện trường, đội thiết kế vẽ ra ba màn hình chính: màn hình chấm công một chạm, màn hình xem lại lịch sử chấm công của chính mình, và màn hình cho quản lý xem tổng hợp theo ngày. Bản mẫu tương tác đầu tiên được gửi cho một nhóm nhân viên thử dùng trong một tuần trước khi lập trình chính thức, phát hiện ra vấn đề bất ngờ là nhiều người muốn xem lại giờ chấm công của hôm qua ngay trên màn hình chính thay vì phải bấm thêm một bước vào mục lịch sử.
Phản hồi đó khiến bản thiết kế cuối cùng thêm một dòng nhỏ hiển thị giờ chấm công gần nhất ngay dưới nút chấm công chính, một thay đổi nhỏ nhưng chỉ phát hiện được nhờ có bước thử nghiệm bản mẫu trước khi lập trình, thay vì lập trình thẳng theo bản vẽ ban đầu rồi mới biết người dùng cần gì khi đã tốn công sửa lại.
So sánh chi phí giữa các cách tiếp cận phổ biến
| Cách tiếp cận | Ưu điểm | Hạn chế |
|---|---|---|
| Đội nội bộ tự làm | Chủ động lâu dài, hiểu rõ nghiệp vụ | Cần có sẵn người đủ kỹ năng UI/UX và lập trình |
| Thuê đơn vị chuyên trách trọn gói | Nhanh, có kinh nghiệm nhiều dự án khác nhau | Chi phí cao hơn, cần thoả thuận rõ quyền sở hữu mã nguồn |
| Dùng nền tảng dựng app không cần code | Rẻ, ra mắt rất nhanh | Hạn chế khi cần tuỳ biến sâu hoặc tích hợp hệ thống riêng |
Sau khi ra mắt, việc thu thập phản hồi người dùng nên tiếp tục chứ không dừng lại ở lần ra mắt đầu tiên. Với app chấm công nội bộ, đội Alodev vẫn định kỳ hỏi nhanh một số nhân viên đang dùng hằng ngày để phát hiện sớm những điểm bất tiện mới phát sinh khi số lượng người dùng tăng lên hoặc khi doanh nghiệp mở thêm quy trình liên quan, thay vì chỉ coi việc ra mắt là điểm kết thúc của dự án thiết kế.
Câu hỏi thường gặp
Thiết kế app mất bao lâu?
App đơn giản một vài chức năng chính thường mất vài tuần cho phần thiết kế, cộng thêm thời gian lập trình tuỳ độ phức tạp. App có nhiều luồng nghiệp vụ và cần tích hợp hệ thống khác thường kéo dài vài tháng.
Có cần thiết kế UI riêng cho iOS và Android không?
Không bắt buộc phải khác hoàn toàn. Nhiều doanh nghiệp dùng chung một bộ thiết kế cho cả hai nền tảng, chỉ điều chỉnh nhỏ theo quy ước riêng của từng hệ điều hành, ví dụ vị trí nút quay lại.
Doanh nghiệp nhỏ có cần app riêng không hay dùng web là đủ?
Tuỳ tần suất sử dụng. Nếu nhân viên hoặc khách hàng cần dùng nhiều lần mỗi ngày, thao tác nhanh, app cài trên điện thoại thường tiện hơn mở trình duyệt mỗi lần. Nếu chỉ dùng thỉnh thoảng, một trang web tối ưu cho điện thoại có thể đã đủ và tiết kiệm chi phí hơn.
Ai giữ quyền sở hữu mã nguồn sau khi thiết kế xong?
Điều này cần thoả thuận rõ trong hợp đồng trước khi bắt đầu. Doanh nghiệp nên yêu cầu được bàn giao toàn bộ mã nguồn và tài khoản liên quan (cửa hàng ứng dụng, máy chủ, dịch vụ gửi thông báo đẩy nếu có) để chủ động bảo trì hoặc đổi đơn vị phát triển sau này mà không bị gián đoạn vận hành.
Có nên thử nghiệm bản mẫu trước khi lập trình chính thức không?
Nên có, đặc biệt với app có nhiều người dùng nội bộ. Một bản mẫu tương tác cho một nhóm nhỏ dùng thử trong vài ngày thường phát hiện được các điểm bất tiện thực tế mà bản vẽ tĩnh trên giấy không thể hiện ra, giúp tránh phải sửa lại sau khi đã lập trình xong toàn bộ.
