Vì sao doanh nghiệp không nên chỉ dùng bảng tính để quản lý chi tiêu
Bảng tính từng là công cụ phổ biến nhất để theo dõi chi tiêu nội bộ vì đơn giản và không tốn chi phí phần mềm. Tuy nhiên khi số lượng khoản chi tăng lên và có nhiều người cùng nhập liệu, bảng tính dễ gặp vấn đề như nhiều phiên bản khác nhau tồn tại cùng lúc, không ai chắc chắn bản nào là bản mới nhất, hoặc một người vô tình xoá nhầm công thức tính tổng làm sai lệch toàn bộ báo cáo mà không phát hiện ngay.
App chuyên dụng giải quyết các vấn đề này bằng cách có một nguồn dữ liệu duy nhất mà mọi người cùng truy cập, có nhật ký ghi lại ai đã thay đổi gì và khi nào, giúp dễ dàng truy vết khi có sai sót cần kiểm tra lại thay vì phải dò lại từng dòng trong file bảng tính cũ đã qua tay nhiều người chỉnh sửa.
Khác biệt giữa app chi tiêu cá nhân và app chi tiêu doanh nghiệp
App quản lý chi tiêu dùng cho cá nhân thường chỉ cần ghi nhận khoản chi và phân loại theo danh mục để người dùng tự xem lại. App doanh nghiệp cần thêm lớp phê duyệt, vì mỗi khoản chi thường không chỉ do một người quyết định mà cần người quản lý xác nhận trước khi thanh toán, đồng thời cần đối chiếu xem khoản chi đó có vượt ngân sách đã duyệt cho phòng ban hay dự án cụ thể hay không.
Các tính năng cốt lõi doanh nghiệp nên có khi chọn app
- Ghi nhận khoản chi kèm ảnh chụp hoá đơn, chứng từ ngay từ điện thoại.
- Luồng phê duyệt nhiều cấp, có thể cấu hình theo hạn mức số tiền hoặc theo phòng ban.
- Đối chiếu tự động với ngân sách đã phân bổ, cảnh báo khi gần chạm hoặc vượt hạn mức.
- Báo cáo tổng hợp chi tiêu theo thời gian, theo phòng ban, theo loại chi phí.
- Xuất dữ liệu sang phần mềm kế toán để tránh nhập lại thủ công.
Những lỗi thường gặp khi chọn app không phù hợp
Câu hỏi nên hỏi nhà cung cấp app trước khi chọn
- App có cho phép cấu hình luồng phê duyệt theo cách phù hợp với cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp hay chỉ có một mẫu cố định.
- Dữ liệu có thể xuất ra định dạng tương thích với phần mềm kế toán doanh nghiệp đang dùng hay không.
- Chi phí tính theo số người dùng hay theo gói cố định, và có phát sinh thêm phí khi cần thêm tính năng nâng cao.
- Có bản dùng thử để trải nghiệm thực tế trước khi cam kết hợp đồng dài hạn hay không.
- Ứng dụng có hoạt động ổn định khi không có kết nối internet tạm thời hay không, đặc biệt quan trọng với nhân viên hay di chuyển tới công trình hoặc khu vực sóng yếu.
- Chính sách hỗ trợ kỹ thuật khi gặp sự cố, thời gian phản hồi cam kết là bao lâu kể từ lúc doanh nghiệp báo lỗi.
- Khả năng mở rộng số lượng người dùng trong tương lai mà không phải đổi sang nền tảng khác khi doanh nghiệp phát triển lớn hơn theo thời gian.
Khi nào doanh nghiệp nên xây app riêng thay vì dùng app có sẵn
App có sẵn trên thị trường phù hợp với doanh nghiệp có quy trình chi tiêu tương đối chuẩn, không có yêu cầu đặc thù. Doanh nghiệp có quy trình phê duyệt phức tạp riêng, hoặc cần tích hợp sâu với hệ thống nội bộ đã có như phần mềm nhân sự, kế toán, nên cân nhắc xây app riêng để đảm bảo khớp đúng quy trình thực tế thay vì phải điều chỉnh quy trình theo giới hạn của app có sẵn.
Ví dụ luồng phê duyệt chi tiêu theo hạn mức
| Hạn mức khoản chi | Người phê duyệt |
|---|---|
| Dưới 500.000 đồng | Trưởng nhóm trực tiếp phê duyệt |
| Từ 500.000 đến 5.000.000 đồng | Trưởng phòng phê duyệt |
| Trên 5.000.000 đồng | Giám đốc tài chính hoặc người có thẩm quyền cao hơn phê duyệt |
Cấu hình theo hạn mức như trên giúp các khoản chi nhỏ được xử lý nhanh mà không cần chờ cấp cao phê duyệt, trong khi các khoản chi lớn vẫn được kiểm soát chặt chẽ qua đúng cấp có thẩm quyền. Doanh nghiệp nên rà soát lại các mức hạn mức này định kỳ, vì mức phù hợp ở giai đoạn quy mô nhỏ có thể không còn hợp lý khi doanh nghiệp phát triển lớn hơn.
Câu hỏi thường gặp
App quản lý chi tiêu có thay thế hoàn toàn phần mềm kế toán không?
Không. App quản lý chi tiêu tập trung vào việc ghi nhận và phê duyệt khoản chi phát sinh hằng ngày, còn phần mềm kế toán xử lý toàn bộ sổ sách tài chính theo quy định. Hai hệ thống nên kết nối với nhau thay vì thay thế lẫn nhau.
Doanh nghiệp nhỏ có cần app quản lý chi tiêu riêng không?
Nếu số lượng khoản chi ít và chỉ một hai người quyết định, bảng tính đơn giản có thể đã đủ. Khi số lượng nhân viên có quyền chi tiêu tăng lên và cần kiểm soát ngân sách theo phòng ban, app chuyên dụng sẽ giúp kiểm soát chặt chẽ hơn.
Dữ liệu chi tiêu trên app có bảo mật không?
Mức độ bảo mật phụ thuộc vào nhà cung cấp app, doanh nghiệp nên kiểm tra chính sách phân quyền truy cập và cách lưu trữ dữ liệu trước khi chọn, đặc biệt với dữ liệu tài chính nhạy cảm.
Có cần đào tạo nhân viên khi triển khai app quản lý chi tiêu mới không?
Nên có, tương tự các phần mềm quản lý khác, để đảm bảo nhân viên nhập đúng thông tin và hiểu rõ luồng phê duyệt, tránh tình trạng nộp chứng từ thiếu hoặc sai quy trình gây chậm trễ thanh toán.
Hạn mức phê duyệt nên đặt cố định hay thay đổi theo phòng ban?
Nên linh hoạt theo đặc thù từng phòng ban, ví dụ phòng kinh doanh có thể cần hạn mức chi tiếp khách cao hơn phòng hành chính, thay vì áp một mức hạn mức chung cứng nhắc cho toàn bộ doanh nghiệp không phân biệt tính chất công việc.
