Phần mềm quản lý thư viện phục vụ nhiều loại thư viện khác nhau: thư viện trường phổ thông, thư viện trường đại học, thư viện của cơ quan, doanh nghiệp, tủ sách cộng đồng và thư viện công cộng. Hoạt động thư viện tại Việt Nam được điều chỉnh bởi Luật Thư viện năm 2019, và mỗi loại thư viện có thêm các quy định hoặc tiêu chuẩn riêng của cơ quan chủ quản. Bài viết này không đi vào khía cạnh pháp lý mà tập trung vào nghiệp vụ và việc chọn phần mềm.
Đối tượng chính là người phụ trách thư viện trường học, thư viện cơ quan và thư viện nhỏ, nơi thường chỉ có một hai người vận hành và đang quản lý bằng sổ hoặc Excel.
Các nghiệp vụ chính của phần mềm quản lý thư viện
- Bổ sung: ghi nhận sách mới nhập về, nguồn (mua, tặng, cấp phát), giá, ngày nhập.
- Biên mục: mô tả thông tin sách (nhan đề, tác giả, nhà xuất bản, năm, chủ đề, ký hiệu phân loại) để tra cứu được.
- Quản lý bản sách: mỗi cuốn sách vật lý một mã riêng, vị trí trên giá, tình trạng.
- Bạn đọc: thẻ bạn đọc, nhóm bạn đọc (học sinh, giáo viên, nhân viên) với quyền mượn khác nhau.
- Lưu thông: mượn, trả, gia hạn, đặt trước, quá hạn, mất sách.
- Tra cứu: danh mục trực tuyến (OPAC) để bạn đọc tự tìm sách, xem còn hay đã có người mượn.
- Kiểm kê và thống kê: đối chiếu sách trên giá với dữ liệu, thống kê lượt mượn, sách được đọc nhiều.
Mã vạch sách: ISBN và mã cá biệt khác nhau thế nào
Đây là điểm nhiều thư viện mới số hoá hay nhầm. ISBN là mã số sách chuẩn quốc tế, gán cho một đầu sách (một ấn bản của một tác phẩm), in sẵn ở bìa sau. Nếu thư viện có năm cuốn cùng một đầu sách, cả năm cuốn có cùng ISBN. Vì vậy ISBN không đủ để quản lý mượn trả: khi quét ISBN, phần mềm không biết đó là cuốn nào trong năm cuốn, ai đang mượn cuốn nào.
Để mượn trả chính xác, mỗi bản sách vật lý cần một mã riêng, trong nghiệp vụ thư viện Việt Nam thường gọi là số đăng ký cá biệt. Phần mềm sinh mã vạch từ số này, thư viện in tem dán lên từng cuốn. ISBN vẫn hữu ích ở khâu biên mục: quét ISBN để tự lấy thông tin đầu sách, tiết kiệm thời gian nhập liệu, nếu phần mềm có kết nối tới nguồn dữ liệu thư mục.
Biên mục và phân loại: đơn giản hay theo chuẩn
Thư viện nhỏ có thể biên mục đơn giản với các trường cơ bản: nhan đề, tác giả, nhà xuất bản, năm, chủ đề, vị trí giá. Thư viện trường đại học, thư viện công cộng hoặc thư viện muốn trao đổi dữ liệu với nơi khác nên dùng phần mềm hỗ trợ chuẩn biên mục MARC 21, chuẩn phổ biến trong cộng đồng thư viện quốc tế, và có thể thêm Dublin Core cho tài liệu số.
Về phân loại, nhiều thư viện Việt Nam dùng khung phân loại thập phân Dewey (DDC) để sắp sách lên giá theo chủ đề. Khi chọn phần mềm, hỏi có hỗ trợ nhập ký hiệu phân loại và in nhãn gáy sách theo ký hiệu đó không. Thư viện trường học nên hỏi thêm cơ quan quản lý giáo dục về khung phân loại và mẫu sổ sách đang được hướng dẫn áp dụng.
Mượn trả và quản lý bạn đọc
Lưu thông là nghiệp vụ dùng nhiều nhất. Một lượt mượn tốt chỉ cần hai thao tác: quét thẻ bạn đọc, quét mã sách. Phần mềm tự kiểm tra bạn đọc còn được mượn không (số sách đang mượn, sách quá hạn, thẻ hết hạn) và tính hạn trả theo nhóm bạn đọc.
- Quy tắc mượn theo nhóm: học sinh mượn tối đa bao nhiêu cuốn, bao nhiêu ngày; giáo viên khác học sinh; sách tham khảo chỉ đọc tại chỗ.
- Gia hạn: bạn đọc tự gia hạn qua tra cứu trực tuyến nếu sách không có người đặt trước.
- Đặt trước: sách đang có người mượn thì xếp hàng, trả về thì báo người đặt.
- Quá hạn: danh sách quá hạn, nhắc qua email hoặc tin nhắn, ghi nhận phạt nếu thư viện có quy định.
- Mất, hỏng sách: ghi nhận, bồi thường theo quy định, cập nhật tình trạng bản sách.
Với thư viện trường học, danh sách bạn đọc nên nhập hàng loạt từ danh sách học sinh đầu năm học và tự khoá thẻ khi học sinh ra trường. Tránh nhập tay từng học sinh.
Tra cứu trực tuyến và thư viện số
Tra cứu trực tuyến (OPAC) cho phép bạn đọc tìm sách từ điện thoại hay máy tính, biết sách ở giá nào, còn trên giá hay đang được mượn. Với thư viện trường học, tính năng này giúp học sinh tự tìm sách thay vì hỏi thủ thư. Một số phần mềm có thêm phân hệ thư viện số để lưu tài liệu điện tử (giáo trình, luận văn, tài liệu nội bộ); nếu có nhu cầu này, hỏi rõ về phân quyền xem tài liệu và vấn đề bản quyền của tài liệu số hoá.
Kiểm kê: nơi mã vạch thể hiện giá trị
Kiểm kê thủ công là đếm từng cuốn và dò sổ, mất nhiều ngày. Với mã vạch, thủ thư dùng máy quét (loại không dây hoặc ứng dụng trên điện thoại) quét lần lượt từng giá, phần mềm đối chiếu với dữ liệu và ra danh sách sách thiếu, sách nằm sai giá, sách có trên giá nhưng đang ghi là cho mượn. Khi chọn phần mềm, hỏi có chế độ kiểm kê riêng như vậy không, vì đây là tính năng tiết kiệm công sức lớn nhất sau mượn trả.
Bảng tiêu chí chọn phần mềm quản lý thư viện
- Mã bản sách: sinh và in mã vạch cho từng bản sách, không chỉ theo ISBN.
- Mượn trả: quét thẻ và quét sách, tự kiểm tra quyền mượn, quy tắc theo nhóm bạn đọc.
- Biên mục: nhập nhanh bằng ISBN; hỗ trợ MARC 21 nếu thư viện cần trao đổi dữ liệu.
- Kiểm kê: có chế độ quét đối chiếu, ra danh sách thiếu và sai vị trí.
- Bạn đọc: nhập hàng loạt từ danh sách học sinh hoặc nhân viên, khoá thẻ tự động.
- Tra cứu trực tuyến cho bạn đọc, xem được tình trạng sách.
- Thống kê: lượt mượn theo thời gian, theo lớp, theo chủ đề; sách chưa từng được mượn.
- Thiết bị: dùng được máy quét USB thông thường, in tem từ máy in có sẵn.
- Xuất dữ liệu: xuất danh mục sách và lịch sử mượn trả khi cần báo cáo hoặc đổi phần mềm.
Lựa chọn miễn phí: Excel và phần mềm mã nguồn mở
Excel hoặc Google Sheets
Tủ sách cộng đồng hoặc thư viện vài trăm cuốn có thể dùng bảng tính: một trang danh mục sách, một trang bạn đọc, một trang sổ mượn trả. Máy quét USB vẫn dùng được với bảng tính vì nó gõ mã vào ô như bàn phím. Giới hạn: không có kiểm tra quyền mượn, không nhắc quá hạn, không có tra cứu cho bạn đọc, dễ ghi đè khi nhiều người dùng.
Koha và các hệ thống mã nguồn mở
Koha là hệ thống quản lý thư viện tích hợp mã nguồn mở, được nhiều thư viện trên thế giới sử dụng, có đủ các phân hệ bổ sung, biên mục theo MARC 21, lưu thông, tra cứu trực tuyến. Evergreen là một hệ thống mã nguồn mở khác, thường dùng cho mạng lưới nhiều thư viện. Ưu điểm là không mất phí bản quyền và dữ liệu nằm trên máy chủ của thư viện.
Giới hạn cần nói rõ: các hệ thống này khá lớn, cài đặt và cấu hình cần người có kỹ năng quản trị máy chủ, giao diện và quy trình cần Việt hoá và điều chỉnh theo thực tế của thư viện, và thư viện phải tự lo sao lưu, bảo mật, cập nhật phiên bản. Với thư viện trường học chỉ có một thủ thư kiêm nhiệm, một phần mềm thương mại đơn giản có hỗ trợ thường phù hợp hơn, trừ khi có đơn vị kỹ thuật đi kèm.
Khi nào cần phần mềm theo yêu cầu
Nghiệp vụ thư viện đã được chuẩn hoá tốt, nên phần lớn trường hợp không cần xây phần mềm riêng. Phát triển theo yêu cầu chỉ hợp lý ở phần xung quanh: kết nối phần mềm thư viện với hệ thống quản lý học sinh hoặc nhân sự để đồng bộ bạn đọc, xây cổng tài liệu nội bộ cho doanh nghiệp với phân quyền theo phòng ban, hoặc tích hợp đăng nhập một lần với hệ thống sẵn có của trường. Khi đó, nên chọn phần mềm thư viện có API để phần tích hợp không phụ thuộc vào việc đọc thẳng cơ sở dữ liệu.
Sai lầm hay gặp
- Dùng ISBN làm mã mượn trả, đến khi có nhiều bản cùng đầu sách thì không biết ai giữ cuốn nào.
- Dán mã vạch trước khi thống nhất quy tắc đánh số, sau phải in và dán lại toàn bộ.
- Nhập biên mục sơ sài để làm nhanh, về sau tra cứu theo chủ đề không ra kết quả.
- Chọn hệ thống mã nguồn mở lớn mà không có người kỹ thuật, máy chủ hỏng là mất dữ liệu.
- Không có quy định mượn trả rõ ràng trước khi cấu hình, phần mềm không biết phải áp quy tắc nào.
Câu hỏi thường gặp
Thư viện trường học vài nghìn cuốn nên bắt đầu số hoá từ đâu?
Thống nhất quy tắc đánh số cá biệt, nhập danh mục theo từng giá, in và dán mã vạch song song, rồi mới bật mượn trả bằng máy quét. Có thể vẫn cho mượn bình thường trong lúc nhập, ưu tiên nhập trước những giá được mượn nhiều.
Có bắt buộc dùng chuẩn MARC 21 không?
Không bắt buộc với thư viện nhỏ dùng nội bộ. Chuẩn này quan trọng khi thư viện muốn trao đổi dữ liệu biên mục với thư viện khác hoặc tham gia mạng lưới liên thư viện.
Koha có thực sự miễn phí không?
Phần mềm miễn phí bản quyền. Chi phí thực tế nằm ở máy chủ, công cài đặt, cấu hình, đào tạo và bảo trì, do thư viện tự làm hoặc thuê đơn vị hỗ trợ.
Dùng điện thoại thay máy quét mã vạch được không?
Được với nhiều phần mềm có ứng dụng di động hoặc hỗ trợ quét bằng camera. Với quầy mượn trả đông người, máy quét chuyên dụng vẫn nhanh và ổn định hơn.
