Phần mềm quản lý nhà trọ là loại phần mềm nhỏ, ít được nói tới, nhưng có nhu cầu thật: nhiều chủ trọ quản lý từ vài phòng tới vài trăm phòng trải trên nhiều dãy, và vẫn đang làm bằng sổ tay hoặc bảng tính. Bài viết dành cho chủ trọ, người quản lý khu trọ, chủ căn hộ mini cho thuê theo tháng, giúp hiểu phần mềm cần làm được gì và kiểm tra thế nào trước khi chọn.
Nếu bạn vận hành căn hộ dịch vụ cho thuê ngắn ngày theo đêm, nghiệp vụ gần với khách sạn hơn, nên đọc bài về phần mềm quản lý khách sạn trong cùng loạt bài.
Vòng lặp mỗi tháng của một chủ trọ
Muốn chọn đúng phần mềm, trước hết nhìn lại chính công việc hằng tháng. Hầu hết chủ trọ đều lặp lại cùng một chuỗi việc:
- Cuối tháng đi ghi chỉ số công tơ điện và đồng hồ nước của từng phòng.
- Tính tiền từng phòng: tiền phòng, tiền điện, tiền nước, phí dịch vụ (rác, internet, gửi xe, vệ sinh chung), cộng nợ cũ nếu có.
- Gửi thông báo tiền phòng cho từng người thuê, thường qua Zalo.
- Chờ chuyển khoản, rồi dò sao kê ngân hàng xem phòng nào đã trả, trả đủ chưa.
- Nhắc những phòng chậm trả, ghi nợ sang tháng sau.
- Xen giữa là các việc phát sinh: người mới vào, người trả phòng, hoàn cọc, sửa chữa hỏng hóc.
Với hai mươi phòng, chuỗi việc này có thể mất cả ngày. Phần mềm quản lý nhà trọ không làm thay được bước đi ghi chỉ số, nhưng rút ngắn đáng kể các bước còn lại.
Hợp đồng thuê và tiền cọc
Mỗi phòng cần một hồ sơ hợp đồng: người đứng tên, các thành viên ở cùng, ngày bắt đầu, thời hạn, giá thuê, tiền cọc, các khoản phí thoả thuận, chỉ số điện nước lúc nhận phòng. Phần mềm nên nhắc trước khi hợp đồng hết hạn để chủ trọ chủ động gia hạn hoặc tìm người mới, và lưu ảnh hợp đồng đã ký cùng giấy tờ tuỳ thân của người thuê.
Hai tình huống cần kiểm tra khi thử phần mềm. Thứ nhất, người thuê vào ở giữa tháng: phần mềm có tính tiền phòng theo số ngày lẻ tháng đầu không, và theo công thức nào (chia theo số ngày thực tế của tháng hay theo quy ước ba mươi ngày). Thứ hai, trả phòng và hoàn cọc: phần mềm có tự chốt chỉ số điện nước cuối, trừ các khoản còn nợ và hư hỏng, rồi ra con số hoàn cọc rõ ràng không.
Về thủ tục cư trú, người thuê trọ cần đăng ký tạm trú theo Luật Cư trú 2020, và chủ nhà có vai trò trong việc đồng ý cho đăng ký tại chỗ ở của mình. Phần mềm không làm thay thủ tục này, nhưng lưu sẵn thông tin người thuê giúp việc kê khai nhanh hơn. Hãy kiểm tra thủ tục cụ thể với công an khu vực vì cách thực hiện có thể thay đổi theo thời gian.
Tính tiền điện nước theo chỉ số
Đây là tính năng chính của phần mềm quản lý nhà trọ. Công thức cơ bản đơn giản: số tiêu thụ bằng chỉ số mới trừ chỉ số cũ, nhân đơn giá. Nhưng thực tế có nhiều biến thể mà phần mềm cần hỗ trợ:
- Đơn giá cố định cho mỗi số điện, mỗi khối nước, hoặc tính theo bậc thang.
- Nước tính theo đầu người thay vì theo đồng hồ, ở những khu không lắp đồng hồ riêng.
- Công tơ bị thay giữa kỳ: cần nhập chỉ số cuối của công tơ cũ và chỉ số đầu của công tơ mới.
- Chỉ số quay vòng về 0 khi công tơ cơ đã chạy hết số.
- Mức tối thiểu hoặc phí cố định theo phòng cho các khoản như internet, rác, gửi xe.
Về giá điện thu của người thuê, Bộ Công Thương có quy định riêng về giá bán lẻ điện áp dụng cho trường hợp cho thuê nhà để ở, và quy định này đã được điều chỉnh nhiều lần. Chủ trọ nên tìm hiểu văn bản đang có hiệu lực hoặc hỏi điện lực địa phương, rồi cấu hình đơn giá trong phần mềm cho đúng. Một phần mềm tốt cho phép đặt đơn giá hoặc bậc thang theo từng dãy, từng phòng, không cố định một con số.
Gửi hoá đơn, thu tiền và đối soát
Sau khi tính xong, phần mềm tạo hoá đơn tiền phòng từng phòng, liệt kê chi tiết từng khoản. Cách gửi phổ biến là qua Zalo hoặc đường dẫn mở trên điện thoại. Hoá đơn nên có mã QR chuyển khoản theo chuẩn VietQR, điền sẵn số tiền và nội dung ghi mã phòng, để người thuê chỉ cần quét là trả được và chủ trọ biết ngay khoản tiền thuộc phòng nào.
Bước đối soát là nơi phần mềm tiết kiệm nhiều thời gian nhất. Một số phần mềm kết nối với ngân hàng hoặc dịch vụ trung gian để nhận thông báo biến động số dư, tự khớp nội dung chuyển khoản với mã phòng và đánh dấu đã thu. Nếu không có kết nối này, chủ trọ vẫn phải dò sao kê và đánh dấu tay. Khi chọn phần mềm, hỏi rõ việc đối soát tự động hoạt động qua kênh nào và có tốn phí riêng không.
Nhắc nợ và theo dõi công nợ
Người thuê chậm trả là chuyện thường gặp. Phần mềm quản lý nhà trọ nên có danh sách phòng chưa trả theo số ngày trễ, gửi nhắc tự động theo lịch (ví dụ vài ngày sau hạn), và cộng dồn công nợ sang hoá đơn tháng sau. Cách nhắc nên lịch sự và có thể tuỳ chỉnh nội dung, vì quan hệ giữa chủ trọ và người thuê là quan hệ lâu dài.
Nhìn công nợ theo thời gian còn giúp chủ trọ nhận ra phòng nào thường xuyên trễ, để cân nhắc khi gia hạn hợp đồng, và biết tiền cọc còn đủ bù phần nợ hay không.
Sự cố, sửa chữa và nhiều người quản lý
Khi khu trọ có nhiều dãy hoặc chủ trọ thuê người quản lý tại chỗ, phần mềm cần thêm hai thứ. Một là kênh để người thuê báo hỏng hóc (vòi nước rò, bóng đèn cháy, khoá hỏng) kèm ảnh, và theo dõi đã xử lý chưa, chi phí bao nhiêu. Hai là phân quyền: người quản lý tại chỗ ghi chỉ số và nhận báo hỏng, còn chủ trọ xem tổng doanh thu và duyệt chi.
Báo cáo cuối năm về doanh thu cho thuê cũng hữu ích khi kê khai thuế. Hoạt động cho thuê nhà có nghĩa vụ thuế theo quy định hiện hành; chủ trọ nên tìm hiểu với cơ quan thuế hoặc người làm kế toán, còn phần mềm chỉ giúp có số liệu doanh thu từng tháng rõ ràng để đối chiếu.
Tự làm bằng Excel: mẫu tối thiểu và giới hạn
Với chủ trọ dưới khoảng hai mươi phòng, một bảng tính tốt là điểm khởi đầu hợp lý và miễn phí. Một bảng tính dùng được thường có:
- Trang danh sách phòng: mã phòng, người thuê, số người, giá thuê, tiền cọc, ngày vào, ngày hết hạn hợp đồng.
- Trang chỉ số theo tháng: mỗi dòng một phòng, cột chỉ số điện cũ, mới, chỉ số nước cũ, mới; chỉ số cũ tự lấy từ tháng trước.
- Trang tính tiền: công thức tính điện, nước, phí dịch vụ, nợ cũ, tổng phải trả.
- Trang thu tiền: ngày trả, số tiền, còn nợ.
Giới hạn của cách này: bảng tính không tự gửi hoá đơn, không tự đối soát chuyển khoản, không nhắc hợp đồng hết hạn, dễ hỏng công thức khi chèn dòng, và khó chia sẻ an toàn khi có người quản lý thứ hai. Nhiều ứng dụng quản lý nhà trọ trên điện thoại có bản miễn phí giới hạn số phòng; nếu dùng, đọc kỹ ngưỡng giới hạn và cách xuất dữ liệu khi muốn chuyển đi.
Bảng tiêu chí chọn phần mềm quản lý nhà trọ
- Ghi chỉ số: nhập nhanh trên điện thoại, chụp ảnh công tơ, tự lấy chỉ số cũ, xử lý thay công tơ.
- Cách tính tiền: đơn giá theo dãy, bậc thang, nước theo đầu người, phí cố định, tiền phòng ngày lẻ.
- Gửi hoá đơn: qua kênh người thuê đang dùng, có mã QR chuyển khoản điền sẵn số tiền và mã phòng.
- Đối soát: tự đánh dấu đã thu khi tiền về hay phải làm tay; có phí riêng cho phần này không.
- Công nợ và nhắc nợ: cộng dồn nợ, nhắc tự động, xem lịch sử trễ hạn theo phòng.
- Hợp đồng: nhắc hết hạn, lưu ảnh hợp đồng và giấy tờ, tính hoàn cọc khi trả phòng.
- Nhiều dãy, nhiều người quản lý: phân quyền theo dãy, người quản lý không xem được doanh thu tổng nếu chủ không muốn.
- Chi phí: tính theo số phòng hay theo tháng; tổng chi phí năm so với thời gian tiết kiệm được.
- Xuất dữ liệu: xuất danh sách phòng, người thuê, lịch sử thu ra Excel.
Sai lầm hay gặp
- Nhập chỉ số đầu kỳ sai khi mới chuyển sang phần mềm, cả tháng đầu tính tiền điện sai hàng loạt. Nên chốt chỉ số cùng một ngày cho tất cả phòng trước khi bắt đầu.
- Không thống nhất với người thuê về cách tính (đơn giá, phí dịch vụ, ngày chốt) trước khi gửi hoá đơn từ phần mềm, người thuê nghĩ phần mềm tính sai.
- Để nội dung chuyển khoản tự do, không có mã phòng, đối soát tự động không khớp được.
- Chọn phần mềm có quá nhiều tính năng cho khu trọ mười phòng, rồi bỏ dùng vì phức tạp.
- Lưu giấy tờ tuỳ thân của người thuê ở nơi không được bảo vệ, như nhóm chat hoặc thư mục ảnh chia sẻ.
Khi nào cần phần mềm theo yêu cầu
Chủ trọ cá nhân gần như không cần phần mềm xây riêng; ứng dụng có sẵn hoặc bảng tính là đủ. Phần mềm theo yêu cầu chỉ hợp lý với đơn vị vận hành nhiều toà nhà cho thuê theo mô hình riêng, ví dụ kết hợp cho thuê phòng, căn hộ và mặt bằng kinh doanh trong cùng hệ thống, cần cổng thông tin riêng cho người thuê, hoặc cần nối với hệ thống kế toán của công ty. Nếu vận hành toà nhà có ban quản lý, xem thêm bài về phần mềm quản lý toà nhà trong cùng loạt bài.
Câu hỏi thường gặp
Khu trọ 10 phòng có cần phần mềm quản lý nhà trọ không?
Không bắt buộc. Một bảng tính có công thức chuẩn và mã QR chuyển khoản tĩnh đã giải quyết phần lớn việc. Phần mềm đáng dùng khi bạn thấy mất nhiều thời gian dò sao kê hoặc hay bị thắc mắc về tiền điện nước.
Phần mềm có tự đọc chỉ số công tơ không?
Phần lớn phần mềm vẫn cần người nhập chỉ số, có thể kèm ảnh. Tự động đọc chỉ số cần công tơ điện tử có kết nối từ xa, là khoản đầu tư phần cứng riêng, chỉ hợp lý với khu trọ lớn.
Thu tiền điện của người thuê theo giá nào?
Việc bán điện cho người thuê nhà có quy định riêng của Bộ Công Thương. Hãy kiểm tra văn bản đang có hiệu lực hoặc hỏi điện lực địa phương, rồi cấu hình đơn giá trong phần mềm tương ứng.
Dữ liệu người thuê lưu trên phần mềm có an toàn không?
Phụ thuộc nhà cung cấp. Giấy tờ tuỳ thân là dữ liệu cá nhân, nên hỏi dữ liệu lưu ở đâu, ai được xem, có mã hoá không, và có xoá được khi người thuê đã chuyển đi không.
