Cơ sở dữ liệu (database) là một tập hợp dữ liệu được tổ chức có cấu trúc, thường theo dạng bảng gồm các cột và dòng, để một phần mềm có thể truy vấn, thêm, sửa, xoá dữ liệu một cách nhanh và nhất quán, ngay cả khi nhiều người cùng thao tác một lúc. Nhận định của bài: sự khác biệt cốt lõi giữa một cơ sở dữ liệu và một loạt tệp Excel lưu rời rạc không nằm ở việc chứa được bao nhiêu dữ liệu, mà ở khả năng đảm bảo dữ liệu không bị mâu thuẫn khi nhiều người cùng sửa cùng lúc, điều Excel không làm tốt khi số người dùng tăng lên.
Cơ sở dữ liệu khác Excel ở đâu
| Tiêu chí | Tệp Excel chia sẻ | Cơ sở dữ liệu |
|---|---|---|
| Nhiều người cùng sửa một lúc | Dễ ghi đè, mất dữ liệu của nhau | Xử lý được nhiều người cùng ghi mà không mất dữ liệu |
| Kiểm tra ràng buộc dữ liệu | Phụ thuộc vào người nhập cẩn thận hay không | Có thể đặt quy tắc bắt buộc (không được để trống, không trùng mã) |
| Tốc độ khi dữ liệu lớn | Chậm dần khi vượt vài chục nghìn dòng | Vẫn nhanh tới hàng chục triệu dòng nếu cấu hình đúng |
| Ai truy cập được gì | Khó phân quyền chi tiết theo từng người | Phân quyền theo từng bảng, từng cột dữ liệu |
Cơ sở dữ liệu đứng sau mọi phần mềm doanh nghiệp, kể cả khi không nhìn thấy
Một phần mềm chấm công, quản lý bán hàng, hay kế toán mà doanh nghiệp đang dùng đều có một cơ sở dữ liệu chạy phía sau giao diện, lưu lại từng dòng chấm công, từng đơn hàng, từng bút toán. Người dùng thường chỉ thấy giao diện đẹp mà không để ý tới cơ sở dữ liệu, nhưng chính nó quyết định phần mềm có chạy ổn định khi dữ liệu tăng lên hay không. ALODEV AIO, hệ thống quản trị nhân sự và chấm công nội bộ của chính ALODEV, dùng PostgreSQL, một loại cơ sở dữ liệu quan hệ mã nguồn mở, để lưu toàn bộ dữ liệu chấm công, bảng lương của nhân viên theo đúng cách này.
Khi nào doanh nghiệp cần nghĩ tới việc chuyển từ Excel sang cơ sở dữ liệu thật
- Có từ hai người trở lên thường xuyên cùng sửa một tệp dữ liệu và từng xảy ra tình trạng ghi đè, mất dữ liệu của nhau.
- Dữ liệu đã tăng tới mức mở tệp Excel bị chậm rõ rệt hoặc hay bị treo.
- Cần phân quyền để một số người chỉ được xem, một số người được sửa một phần dữ liệu nhất định.
- Cần kết nối dữ liệu đó với một phần mềm khác (website, ứng dụng di động) để tự động lấy hoặc cập nhật dữ liệu.
Cơ sở dữ liệu quan hệ và phi quan hệ: doanh nghiệp thường cần loại nào
Cơ sở dữ liệu quan hệ (như PostgreSQL, MySQL) lưu dữ liệu theo dạng bảng có cấu trúc cố định, ràng buộc rõ ràng giữa các bảng, phù hợp với phần lớn nghiệp vụ doanh nghiệp như quản lý đơn hàng, khách hàng, nhân sự, nơi dữ liệu có quan hệ chặt chẽ với nhau (một đơn hàng thuộc về một khách hàng, một khách hàng có nhiều đơn hàng). Cơ sở dữ liệu phi quan hệ (NoSQL) linh hoạt hơn về cấu trúc, thường phù hợp với dữ liệu ít ràng buộc cố định hoặc khối lượng cực lớn, biến đổi nhanh, như nhật ký truy cập website. Với phần lớn doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam, cơ sở dữ liệu quan hệ vẫn là lựa chọn mặc định hợp lý, vì nghiệp vụ quản lý (bán hàng, kho, nhân sự) vốn có quan hệ dữ liệu rõ ràng, không cần tới sự linh hoạt của cơ sở dữ liệu phi quan hệ.
Sao lưu cơ sở dữ liệu: việc dễ bị bỏ quên nhất
Một cơ sở dữ liệu được thiết kế tốt vẫn có thể mất trắng dữ liệu nếu máy chủ gặp sự cố phần cứng, bị tấn công, hoặc do thao tác nhầm của chính người quản trị mà không có bản sao lưu để phục hồi. Việc sao lưu định kỳ, tự động, và lưu bản sao ở một nơi tách biệt với hệ thống chính là yêu cầu bắt buộc, không phải một tuỳ chọn thêm, với bất kỳ cơ sở dữ liệu nào đang lưu thông tin quan trọng của doanh nghiệp như đơn hàng, công nợ hay dữ liệu khách hàng. Doanh nghiệp thuê ngoài xây dựng phần mềm nên hỏi rõ đơn vị thi công về tần suất sao lưu, nơi lưu trữ bản sao lưu, và đã từng thử khôi phục thành công từ bản sao lưu đó hay chưa, vì một quy trình sao lưu chưa từng được kiểm thử khôi phục thực tế vẫn tiềm ẩn rủi ro không dùng được khi cần.
Câu hỏi thường gặp
Cơ sở dữ liệu có phải phần mềm không?
Cơ sở dữ liệu là nơi lưu dữ liệu có cấu trúc, thường đi kèm một hệ quản trị cơ sở dữ liệu (một loại phần mềm chuyên dụng để quản lý nó), khác với phần mềm ứng dụng mà người dùng cuối thao tác trực tiếp trên giao diện.
Doanh nghiệp nhỏ vài người có cần cơ sở dữ liệu riêng không?
Nếu chỉ một người quản lý dữ liệu và số lượng còn nhỏ, Excel vẫn đủ dùng. Nhu cầu về cơ sở dữ liệu thường xuất hiện khi có nhiều người cùng thao tác hoặc cần kết nối với phần mềm khác. Ranh giới này không cố định theo số lượng nhân viên, mà theo việc dữ liệu có được nhiều người cùng cập nhật thường xuyên hay chỉ một người phụ trách duy nhất.
Chuyển từ Excel sang cơ sở dữ liệu có tốn nhiều chi phí không?
Bản thân phần mềm cơ sở dữ liệu như PostgreSQL, MySQL là mã nguồn mở, miễn phí bản quyền. Chi phí chủ yếu nằm ở công thiết kế cấu trúc dữ liệu và xây dựng phần mềm quản lý đi kèm, tương tự cách ALODEV vẫn dùng PostgreSQL miễn phí làm nền cho ALODEV AIO, phần chi phí thật nằm ở công thiết kế và vận hành.
Ai trong doanh nghiệp nên là người quản trị cơ sở dữ liệu?
Với doanh nghiệp thuê ngoài làm phần mềm, việc quản trị kỹ thuật cơ sở dữ liệu thường do đơn vị phát triển phần mềm đảm nhận; doanh nghiệp chỉ cần có người phụ trách nắm được quy tắc nhập liệu và quy trình sao lưu định kỳ đã được thoả thuận.
Dữ liệu trong cơ sở dữ liệu có tự động được sao lưu không?
Không tự động theo mặc định; cần thiết lập lịch sao lưu định kỳ rõ ràng, vì mất dữ liệu do sự cố kỹ thuật mà không có bản sao lưu là rủi ro nghiêm trọng hơn nhiều so với việc dùng Excel đơn giản trước đó.
