Cloud storage (lưu trữ đám mây) là dịch vụ cho phép lưu dữ liệu trên hệ thống máy chủ của một nhà cung cấp, truy cập qua Internet từ bất kỳ thiết bị nào, thay vì lưu cố định trên ổ cứng của một máy tính hay máy chủ vật lý đặt tại văn phòng. Nhận định của bài: lợi ích lớn nhất của lưu trữ đám mây với doanh nghiệp nhỏ không phải là dung lượng lớn, mà là việc dữ liệu không còn phụ thuộc vào một chiếc máy tính duy nhất, hỏng máy không đồng nghĩa với mất dữ liệu.
Ba lợi ích thực tế của lưu trữ đám mây
| Tiêu chí | Lưu trữ cục bộ | Lưu trữ đám mây |
|---|---|---|
| Khi máy tính hỏng, mất, bị đánh cắp | Dữ liệu mất theo nếu không có sao lưu riêng | Dữ liệu vẫn còn trên máy chủ, truy cập lại từ thiết bị khác |
| Chia sẻ cho nhiều người cùng xem, sửa | Phải gửi file qua email hoặc USB | Chia sẻ bằng đường link, nhiều người cùng xem hoặc sửa một lúc |
| Chi phí ban đầu | Mua ổ cứng, máy chủ riêng | Trả theo dung lượng dùng mỗi tháng, không cần đầu tư phần cứng |
| Truy cập khi ra ngoài văn phòng | Cần mang theo máy hoặc VPN vào mạng công ty | Truy cập trực tiếp qua Internet từ điện thoại, máy tính bất kỳ |
Giới hạn thật cần biết trước khi phụ thuộc hoàn toàn vào đám mây
Lưu trữ đám mây phụ thuộc vào kết nối Internet: nếu mạng chậm hoặc mất kết nối, việc truy cập hay tải lên tệp dung lượng lớn sẽ bị ảnh hưởng. Ngoài ra, dữ liệu nhạy cảm (hợp đồng, thông tin khách hàng) khi đưa lên đám mây cần kiểm tra nhà cung cấp có chính sách bảo mật, mã hoá dữ liệu rõ ràng hay không, và ai có quyền truy cập vào dữ liệu đó ngoài chính doanh nghiệp.
- Nhà cung cấp có cam kết mã hoá dữ liệu khi lưu trữ và khi truyền tải không.
- Dữ liệu được lưu trên máy chủ đặt ở đâu, có tuân thủ quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân tại Việt Nam không.
- Chi phí tăng thế nào khi dung lượng dữ liệu của công ty tăng lên theo thời gian.
- Nếu ngừng dùng dịch vụ, có dễ dàng tải toàn bộ dữ liệu về hay bị khoá lại.
Cách phân quyền truy cập dữ liệu trên đám mây cho từng nhóm nhân viên
Một trong những lợi ích ít được nhắc tới của lưu trữ đám mây là khả năng phân quyền chi tiết: có thể cấp quyền chỉ xem cho một nhóm, quyền chỉnh sửa cho một nhóm khác, và quyền quản trị toàn bộ chỉ cho một vài người nhất định, tất cả trên cùng một kho dữ liệu chung mà không cần sao chép ra nhiều bản khác nhau. Cách làm này khác hẳn với việc lưu trữ cục bộ, nơi việc phân quyền thường chỉ dừng ở mức chia sẻ hay không chia sẻ một tệp cho ai đó qua email, không có cơ chế theo dõi ai đã xem, ai đã sửa ở đâu. Doanh nghiệp nên tận dụng đúng khả năng phân quyền này thay vì cấp quyền quản trị đầy đủ cho toàn bộ nhân viên chỉ vì tiện, vì điều đó làm tăng rủi ro rò rỉ hoặc sửa nhầm dữ liệu quan trọng.
Chọn dung lượng lưu trữ đám mây phù hợp, tránh trả thừa tiền
Khi đăng ký gói lưu trữ đám mây, nhiều doanh nghiệp có xu hướng chọn gói dung lượng lớn hơn nhiều so với nhu cầu thực tế vì lo thiếu chỗ về sau, dẫn tới trả phí cho phần dung lượng chưa dùng tới trong thời gian dài. Cách hợp lý hơn là ước tính dung lượng dữ liệu phát sinh trung bình mỗi tháng dựa trên hoạt động thực tế (số lượng tài liệu, hình ảnh, video tạo ra), chọn gói vừa đủ cho khoảng sáu tới mười hai tháng tới, rồi nâng cấp dần khi cần, thay vì trả trước cho một dung lượng quá lớn ngay từ đầu. Phần lớn dịch vụ lưu trữ đám mây cho phép nâng cấp gói bất kỳ lúc nào mà không mất dữ liệu đã lưu, nên việc bắt đầu từ gói nhỏ và mở rộng dần là lựa chọn an toàn về mặt chi phí.
Chuyển dữ liệu cũ lên đám mây: nên làm dần hay làm một lần
Với doanh nghiệp đã tích luỹ nhiều dữ liệu cũ trên máy tính cá nhân qua nhiều năm, việc chuyển toàn bộ lên đám mây cùng một lúc thường tốn nhiều thời gian tải lên và dễ gây xáo trộn công việc hằng ngày trong lúc chuyển. Cách làm phổ biến hơn là ưu tiên chuyển trước những dữ liệu đang dùng thường xuyên, cần chia sẻ cho nhiều người, còn dữ liệu cũ ít dùng có thể chuyển dần trong thời gian rảnh hoặc theo một lịch trình riêng, không nhất thiết phải hoàn tất trong một đợt. Trong quá trình chuyển dần, doanh nghiệp nên giữ nguyên bản sao cũ trên máy tính cho tới khi xác nhận chắc chắn toàn bộ dữ liệu đã lên đám mây đầy đủ, tránh xoá sớm gây mất dữ liệu nếu quá trình tải lên gặp lỗi giữa chừng.
Câu hỏi thường gặp
Cloud storage có an toàn hơn lưu trên máy tính không?
Về khả năng chống mất dữ liệu do hỏng thiết bị thì an toàn hơn, vì dữ liệu được lưu trên hạ tầng của nhà cung cấp thay vì một máy đơn lẻ. Về bảo mật truy cập, mức an toàn phụ thuộc vào cách đặt mật khẩu và phân quyền của chính doanh nghiệp.
Doanh nghiệp nhỏ có cần dùng cloud storage trả phí ngay không?
Nhiều dịch vụ có gói miễn phí với dung lượng vừa đủ cho một đội nhỏ, chỉ cần nâng cấp trả phí khi dung lượng hoặc số người dùng vượt mức miễn phí.
Lưu trữ đám mây khác gì với sao lưu (backup)?
Lưu trữ đám mây là nơi chứa dữ liệu dùng hằng ngày. Sao lưu là việc tạo thêm một bản sao dự phòng, có thể đặt trên đám mây hoặc nơi khác, để phục hồi khi dữ liệu chính gặp sự cố; hai việc này nên làm song song, không thay thế cho nhau.
Xoá nhầm một tệp trên đám mây có khôi phục lại được không?
Phần lớn dịch vụ lưu trữ đám mây phổ biến có tính năng thùng rác, giữ lại tệp đã xoá trong một khoảng thời gian nhất định trước khi xoá vĩnh viễn, nên vẫn có thể khôi phục nếu phát hiện sớm.
Có nên dùng cùng lúc nhiều dịch vụ lưu trữ đám mây khác nhau không?
Không nên dùng quá nhiều dịch vụ cùng lúc cho cùng một loại dữ liệu, vì dễ gây lẫn lộn về việc tệp mới nhất nằm ở đâu; nên chọn một dịch vụ chính làm nguồn dữ liệu chuẩn, các dịch vụ khác chỉ dùng cho mục đích riêng biệt, rõ ràng.
