Bản kiểm điểm là một văn bản do chính người trong cuộc viết, tự trình bày lại một sự việc, hành vi hoặc kết quả công việc của mình, thường theo yêu cầu của cấp trên, nhà trường, hoặc theo quy định kiểm điểm định kỳ của một tổ chức. Nhận định của bài: bản kiểm điểm không phải một văn bản pháp lý bắt buộc theo mẫu cứng của Nhà nước, mà là một văn bản nội bộ, nên cấu trúc có thể linh hoạt theo yêu cầu của từng cơ quan, công ty hay nhà trường, miễn giữ đủ các phần cốt lõi. Điều này khác với nhiều loại văn bản hành chính khác vốn có mẫu quy định cứng, nên người viết cần hỏi rõ đơn vị tiếp nhận có mẫu riêng hay không trước khi tự soạn theo cấu trúc chung.
Bốn tình huống hay cần viết bản kiểm điểm
| Tình huống | Ai yêu cầu | Điểm cần chú ý khi viết |
|---|---|---|
| Vi phạm nội quy công ty (đi muộn, sai quy trình) | Quản lý trực tiếp, phòng nhân sự | Nhận đúng lỗi, không đổ lỗi cho người khác, nêu cách khắc phục cụ thể |
| Học sinh vi phạm nội quy trường học | Giáo viên chủ nhiệm, ban giám hiệu | Ngôn từ phù hợp lứa tuổi, có phần cam kết và chữ ký phụ huynh nếu trường yêu cầu |
| Tự kiểm điểm cuối năm (đảng viên, cán bộ, công chức) | Theo quy định kiểm điểm định kỳ của tổ chức | Đánh giá cả ưu điểm lẫn hạn chế, không chỉ liệt kê lỗi |
| Kiểm điểm trách nhiệm khi để xảy ra sự cố công việc | Ban lãnh đạo, hội đồng kỷ luật | Trình bày rõ mốc thời gian, phạm vi trách nhiệm của bản thân trong sự việc |
Cấu trúc chuẩn của một bản kiểm điểm
- Quốc hiệu, tiêu ngữ (với văn bản nộp cho cơ quan nhà nước, trường công) hoặc chỉ tiêu đề với văn bản nội bộ doanh nghiệp.
- Tiêu đề: BẢN KIỂM ĐIỂM, kèm mục đích nếu cần (ví dụ: Bản kiểm điểm cá nhân).
- Thông tin người viết: họ tên, chức vụ hoặc lớp, đơn vị công tác.
- Nội dung sự việc: trình bày đúng thời gian, địa điểm, diễn biến của sự việc liên quan.
- Tự nhận mức độ vi phạm hoặc tự đánh giá (nếu là kiểm điểm định kỳ, có thêm phần ưu điểm).
- Cam kết hoặc hướng khắc phục trong thời gian tới.
- Ngày viết, chữ ký người viết, và chữ ký xác nhận của người liên quan nếu có yêu cầu.
Ba lỗi thường gặp khi viết bản kiểm điểm
- Viết dài dòng, đổ lỗi cho hoàn cảnh hoặc người khác thay vì tập trung vào phần trách nhiệm của bản thân.
- Bỏ qua phần cam kết hoặc hướng khắc phục, khiến bản kiểm điểm chỉ dừng ở việc kể lại sự việc.
- Dùng sai mẫu quốc hiệu tiêu ngữ cho văn bản nội bộ doanh nghiệp, hoặc thiếu nó khi nộp cho cơ quan nhà nước, trường học có yêu cầu.
Cách xử lý khi bản kiểm điểm liên quan tới nhiều người
Khi một sự việc có liên quan tới nhiều người cùng lúc, ví dụ một nhóm nhân viên cùng làm sai quy trình dẫn tới sự cố, mỗi người vẫn nên viết bản kiểm điểm riêng của mình, trình bày đúng phần việc và trách nhiệm cá nhân trong sự việc chung đó, thay vì viết một bản kiểm điểm chung chung không rõ ai chịu trách nhiệm phần nào. Cách làm này giúp người tiếp nhận (quản lý, hội đồng kỷ luật) đánh giá công bằng mức độ trách nhiệm của từng cá nhân, tránh tình trạng một người nhận thay lỗi của người khác hoặc đổ lỗi lẫn nhau khi làm việc theo nhóm. Người quản lý tiếp nhận các bản kiểm điểm riêng lẻ này cũng nên đối chiếu chéo giữa các bản để phát hiện những điểm mâu thuẫn trong lời kể của từng người, thay vì chỉ đọc rời rạc từng bản một cách độc lập.
Với trường hợp kiểm điểm định kỳ theo quy định của tổ chức (ví dụ kiểm điểm cuối năm của cán bộ, đảng viên), bản kiểm điểm thường đi kèm một buổi họp để tập thể góp ý, nên nội dung viết ra cần phản ánh trung thực, tránh chỉ liệt kê thành tích một chiều mà bỏ qua hạn chế thật sự đã xảy ra trong năm, vì phần góp ý của tập thể trong buổi họp sẽ đối chiếu lại với nội dung đã viết. Người viết cũng nên chuẩn bị tinh thần tiếp nhận góp ý trái chiều trong buổi họp đó một cách cầu thị, thay vì coi bản kiểm điểm đã nộp là điểm kết thúc của cả quá trình tự đánh giá.
Lưu bản kiểm điểm ở đâu để tra cứu lại khi cần
Nhiều doanh nghiệp và trường học chỉ lưu bản kiểm điểm dưới dạng giấy trong hồ sơ cá nhân, khiến việc tra cứu lại về sau (khi cần xem xét lịch sử vi phạm để ra quyết định kỷ luật, hoặc khi đánh giá thi đua cuối năm) mất nhiều thời gian tìm kiếm thủ công. Việc số hoá bản kiểm điểm, ví dụ scan lưu vào hồ sơ điện tử của từng nhân viên trong phần mềm quản lý nhân sự, giúp tra cứu nhanh hơn khi cần đối chiếu lịch sử, đồng thời tránh thất lạc văn bản giấy theo thời gian.
Câu hỏi thường gặp
Bản kiểm điểm có bắt buộc theo mẫu của Nhà nước không?
Không có mẫu bắt buộc chung cho mọi trường hợp. Với văn bản nộp cho cơ quan nhà nước hoặc theo quy định kiểm điểm đảng viên, công chức, nên theo đúng cấu trúc mà cơ quan đó hướng dẫn.
Bản kiểm điểm và bản tường trình khác nhau ở đâu?
Bản tường trình chỉ thuật lại sự việc một cách khách quan, chưa cần tự nhận lỗi. Bản kiểm điểm đi xa hơn, thêm phần tự đánh giá mức độ vi phạm và cam kết khắc phục.
Viết bản kiểm điểm trên máy tính có được chấp nhận không?
Phần lớn trường hợp được chấp nhận, miễn có đủ chữ ký viết tay ở cuối văn bản. Một số quy định riêng (trường học, cơ quan nhà nước) có thể yêu cầu viết tay toàn bộ, nên hỏi trước người tiếp nhận.
Có bắt buộc phải nộp bản kiểm điểm ngay trong ngày xảy ra sự việc không?
Thường không có quy định cứng về thời hạn tuyệt đối, nhưng nên viết và nộp sớm nhất có thể, vì để lâu dễ quên chi tiết và có thể bị hiểu là thiếu hợp tác trong việc xử lý sự việc.
Từ chối viết bản kiểm điểm khi được yêu cầu có sao không?
Việc từ chối có thể bị coi là không hợp tác trong quy trình xử lý nội bộ và ảnh hưởng tới cách đánh giá thái độ của người liên quan; nên trao đổi trực tiếp với người yêu cầu nếu thấy có điểm chưa hợp lý, thay vì im lặng từ chối hoàn toàn.
