Với người phụ trách hành chính, văn thư ở một doanh nghiệp, việc biết Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định gì hữu ích ở hai điểm: một là khi doanh nghiệp cần soạn văn bản gửi tới cơ quan nhà nước và muốn trình bày đúng chuẩn, hai là khi muốn xây dựng bộ mẫu văn bản nội bộ có thể thức thống nhất, chuyên nghiệp thay vì mỗi phòng ban trình bày một kiểu.
Nghị định 30/2020/NĐ-CP áp dụng cho ai
Nghị định quy định rõ đối tượng áp dụng gồm các cơ quan, tổ chức nhà nước và doanh nghiệp nhà nước theo quy định của pháp luật liên quan. Doanh nghiệp tư nhân, công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần không thuộc đối tượng bắt buộc áp dụng, nên có thể tự quy định thể thức văn bản nội bộ trong quy chế của mình, miễn là văn bản gửi tới cơ quan nhà nước (như công văn, tờ trình xin phép) vẫn nên theo đúng thể thức khi cơ quan nhận yêu cầu.
Các thành phần bắt buộc trên một văn bản hành chính
Theo thể thức được nghị định hướng dẫn, một văn bản hành chính đầy đủ gồm các thành phần chính sau, sắp xếp theo đúng vị trí trên trang giấy.
| Thành phần | Vị trí trên văn bản | Ghi chú |
|---|---|---|
| Quốc hiệu, tiêu ngữ | Góc trên bên phải trang đầu | Bắt buộc với văn bản của cơ quan nhà nước |
| Tên cơ quan, tổ chức ban hành | Góc trên bên trái, đối xứng với quốc hiệu | Doanh nghiệp thay bằng tên công ty, logo nếu có |
| Số, ký hiệu văn bản | Dưới tên cơ quan ban hành | Giúp tra cứu, đối chiếu văn bản về sau |
| Địa danh, ngày tháng ban hành | Dưới quốc hiệu, canh giữa | Ghi rõ ngày, tháng, năm ban hành thực tế |
| Tên loại và trích yếu nội dung | Giữa trang, dưới ngày tháng | Nêu ngắn gọn văn bản là loại gì, về việc gì |
| Nội dung văn bản | Phần thân, chia theo điều/mục nếu dài | Trình bày rõ ràng, đúng thể loại văn bản |
| Chức vụ, chữ ký, họ tên người ký | Cuối văn bản, thường lệch phải | Kèm dấu (nếu là văn bản của tổ chức) |
| Nơi nhận | Cuối văn bản, dưới chữ ký | Liệt kê nơi cần gửi văn bản tới |
Quy trình ban hành một văn bản hành chính
Ngoài thể thức trình bày, nghị định cũng đề cập tới quy trình soạn thảo, ký ban hành, phát hành và lưu trữ văn bản. Với doanh nghiệp muốn chuẩn hoá quy trình văn bản nội bộ, có thể tham khảo trình tự này để áp dụng cho các văn bản quan trọng như quyết định, thông báo nội bộ.
- Soạn thảo: người phụ trách soạn nội dung theo đúng thể loại văn bản cần ban hành.
- Kiểm tra thể thức: rà lại các thành phần bắt buộc, đúng font chữ, cỡ chữ, căn lề theo quy định hoặc quy chế nội bộ.
- Trình ký: người có thẩm quyền xem xét, ký duyệt nội dung và thể thức.
- Phát hành: đóng dấu (nếu có), cấp số văn bản, gửi tới nơi nhận theo danh sách đã xác định.
- Lưu trữ: lưu bản gốc theo hồ sơ công việc, phục vụ tra cứu và đối chiếu khi cần.
Doanh nghiệp tư nhân nên tham khảo tới đâu
Doanh nghiệp không bắt buộc áp dụng toàn bộ nghị định, nhưng việc tham khảo thể thức mang lại lợi ích thực tế: văn bản trông chuyên nghiệp hơn khi gửi cho đối tác, cơ quan nhà nước hoặc khách hàng lớn, và nhân viên mới dễ học theo một mẫu chuẩn thay vì mỗi người trình bày một kiểu. Doanh nghiệp có thể lược bớt các phần mang tính hành chính nhà nước thuần tuý (như một số ký hiệu văn bản đặc thù của cơ quan công quyền) và giữ lại phần khung: quốc hiệu có thể thay bằng tên và logo công ty, số ký hiệu văn bản, ngày tháng, trích yếu nội dung, chữ ký và nơi nhận.
Một cách áp dụng thực tế là doanh nghiệp xây bộ mẫu Word có sẵn khung thể thức này cho các loại văn bản hay dùng (thông báo nội bộ, quyết định khen thưởng, biên bản họp), rồi phổ biến cho toàn bộ phòng ban dùng chung một mẫu, thay vì để mỗi người tự soạn theo cảm tính mỗi khi cần ra văn bản.
Khi nào cần đối chiếu văn bản hiện hành
Các quy định về công tác văn thư, thể thức văn bản có thể được sửa đổi, bổ sung theo thời gian. Khi doanh nghiệp cần áp dụng thể thức này cho một văn bản gửi tới cơ quan nhà nước cụ thể, đặc biệt trong hồ sơ pháp lý quan trọng, nên tra cứu lại văn bản hiện hành tại thời điểm soạn thảo hoặc hỏi ý kiến người làm pháp chế, thay vì áp dụng máy móc theo một bản tóm tắt đã có từ trước.
Câu hỏi thường gặp
Nghị định 30/2020/NĐ-CP có bắt buộc với công ty tư nhân không?
Không bắt buộc. Đối tượng áp dụng chính là cơ quan, tổ chức nhà nước và doanh nghiệp nhà nước. Công ty tư nhân có thể tham khảo thể thức nhưng tự quy định trong quy chế văn thư nội bộ của mình.
Văn bản gửi cho cơ quan nhà nước có bắt buộc theo thể thức này không?
Nên trình bày theo đúng thể thức được hướng dẫn khi văn bản đó gửi tới cơ quan nhà nước, vì đây là cách trình bày cơ quan tiếp nhận quen thuộc và dễ xử lý, dù doanh nghiệp không bị bắt buộc theo luật.
Thiếu một trong các thành phần thể thức thì văn bản có bị coi là không hợp lệ không?
Với văn bản nội bộ doanh nghiệp, thiếu một thành phần không mang tính pháp lý nghiêm trọng. Với văn bản gửi cơ quan nhà nước trong thủ tục hành chính, nên kiểm tra kỹ vì một số cơ quan có thể yêu cầu bổ sung nếu thiếu thành phần bắt buộc.
Chữ ký số có thay thế được chữ ký tay và dấu trên văn bản hành chính không?
Với văn bản điện tử, chữ ký số hợp lệ có giá trị pháp lý tương đương chữ ký tay và dấu theo quy định về giao dịch điện tử hiện hành, nhưng cần đối chiếu quy định cụ thể của cơ quan tiếp nhận nếu là hồ sơ gửi tới cơ quan nhà nước.
Doanh nghiệp có cần lưu trữ văn bản nội bộ như cơ quan nhà nước không?
Không bắt buộc theo cùng quy định, nhưng nên có quy chế lưu trữ hồ sơ, văn bản nội bộ tối thiểu để phục vụ tra cứu, đối chiếu khi có tranh chấp hoặc kiểm toán nội bộ về sau.
