ERP Consultant khác gì với người phát triển phần mềm ERP
Người phát triển phần mềm ERP tập trung vào việc viết mã, xây dựng hoặc tuỳ chỉnh các module chức năng theo yêu cầu kỹ thuật. ERP Consultant tập trung vào việc hiểu quy trình vận hành thực tế của doanh nghiệp, từ đó xác định module ERP nào cần dùng, cấu hình ra sao để khớp với quy trình đó, và tư vấn doanh nghiệp có nên thay đổi quy trình cũ hay giữ nguyên khi triển khai hệ thống mới. Một dự án ERP hiệu quả thường cần cả hai vai trò phối hợp chặt chẽ với nhau.
Các công việc chính của một ERP Consultant
- Khảo sát quy trình vận hành hiện tại của doanh nghiệp ở các phòng ban liên quan như kế toán, kho vận, bán hàng, sản xuất.
- Đề xuất module ERP phù hợp với từng phòng ban, xác định phạm vi triển khai theo giai đoạn hợp lý.
- Làm cầu nối giữa doanh nghiệp và đội kỹ thuật triển khai, đảm bảo yêu cầu nghiệp vụ được chuyển tải chính xác thành cấu hình hệ thống.
- Đào tạo người dùng cuối tại doanh nghiệp cách sử dụng hệ thống mới sau khi triển khai.
- Hỗ trợ xử lý các vấn đề phát sinh trong giai đoạn đầu vận hành thật, khi người dùng còn chưa quen thao tác trên hệ thống mới.
Khi nào doanh nghiệp nên thuê ERP Consultant riêng
| Tình huống | Lý do nên có tư vấn riêng |
|---|---|
| Doanh nghiệp có quy trình đặc thù, khác biệt so với quy trình chuẩn của phần mềm | Cần người hiểu cả nghiệp vụ lẫn hệ thống để tư vấn cách tuỳ chỉnh hợp lý |
| Doanh nghiệp đang cân nhắc giữa nhiều nhà cung cấp ERP khác nhau | Tư vấn độc lập giúp đánh giá khách quan hơn thay vì chỉ nghe tư vấn từ chính nhà cung cấp |
| Dự án ERP có quy mô lớn, ảnh hưởng nhiều phòng ban cùng lúc | Cần người điều phối chung, tránh mỗi phòng ban triển khai rời rạc không đồng bộ |
Doanh nghiệp cần tư vấn khảo sát và lựa chọn giải pháp ERP phù hợp với quy mô và ngành nghề cụ thể của mình có thể tham khảo dịch vụ tại /dich-vu.
Những rủi ro khi triển khai ERP mà không có tư vấn phù hợp
- Chọn sai module hoặc gói phần mềm không khớp với quy mô thực tế, dẫn tới lãng phí chi phí thuê bao cho các tính năng không dùng tới.
- Áp đặt quy trình chuẩn của phần mềm lên doanh nghiệp mà không xem xét đặc thù ngành nghề, khiến nhân viên khó thích nghi và có xu hướng quay lại làm việc theo cách cũ.
- Thiếu người điều phối chung giữa các phòng ban, dẫn tới mỗi bộ phận hiểu và cấu hình hệ thống theo cách khác nhau, gây khó khăn khi cần tổng hợp báo cáo toàn doanh nghiệp.
- Đào tạo người dùng cuối không đầy đủ, khiến hệ thống mới bị dùng sai cách hoặc bị bỏ qua nhiều tính năng hữu ích sau khi triển khai.
Kỹ năng cần có của một ERP Consultant giỏi
Ngoài kiến thức về hệ thống ERP, một ERP Consultant giỏi cần có khả năng giao tiếp tốt để hiểu đúng nhu cầu thực tế của từng phòng ban, đôi khi người trong doanh nghiệp không diễn đạt rõ ràng nhu cầu của mình bằng ngôn ngữ kỹ thuật. Kỹ năng quản lý dự án cũng quan trọng không kém, vì một dự án ERP thường trải qua nhiều giai đoạn kéo dài, cần người theo sát tiến độ và xử lý phát sinh kịp thời để tránh dự án bị trì hoãn kéo dài ngoài kế hoạch ban đầu.
Vai trò điều phối giữa các phòng ban khi triển khai
Một trong những khó khăn lớn nhất khi triển khai ERP là các phòng ban thường có cách hiểu và ưu tiên khác nhau về cùng một quy trình, ví dụ phòng kế toán và phòng kho vận có thể có yêu cầu khác nhau về thời điểm ghi nhận một giao dịch nhập hàng. ERP Consultant đóng vai trò trung gian giúp các phòng ban thống nhất một quy trình chung trên hệ thống, tránh tình trạng mỗi phòng ban tự ý cấu hình theo cách hiểu riêng dẫn tới dữ liệu không khớp nhau khi cần tổng hợp báo cáo toàn doanh nghiệp.
Doanh nghiệp cũng nên yêu cầu ERP Consultant lập tài liệu quy trình rõ ràng sau khi triển khai xong, làm căn cứ đào tạo nhân viên mới về sau mà không phải phụ thuộc hoàn toàn vào trí nhớ của người trực tiếp tham gia dự án ban đầu.
Câu hỏi thường gặp
Doanh nghiệp nhỏ có cần thuê ERP Consultant riêng không?
Với doanh nghiệp rất nhỏ, quy trình đơn giản, có thể không cần thuê tư vấn riêng mà làm việc trực tiếp với đội triển khai của nhà cung cấp phần mềm. Khi quy mô và độ phức tạp quy trình tăng lên, vai trò tư vấn độc lập sẽ giúp tránh những sai lầm tốn kém trong lựa chọn và triển khai hệ thống.
ERP Consultant có cần biết lập trình không?
Không bắt buộc phải biết lập trình sâu, nhưng cần hiểu đủ về cấu trúc và khả năng của hệ thống ERP để tư vấn chính xác, đồng thời cần biết giao tiếp hiệu quả với đội lập trình khi có yêu cầu tuỳ chỉnh kỹ thuật phức tạp.
Chi phí thuê ERP Consultant tính theo hình thức nào?
Có thể tính theo dự án trọn gói, theo giờ tư vấn, hoặc theo từng giai đoạn triển khai, tuỳ thoả thuận giữa doanh nghiệp và đơn vị tư vấn, doanh nghiệp nên làm rõ phạm vi công việc cụ thể trước khi thống nhất hình thức tính phí.
Có thể vừa là nhà cung cấp phần mềm vừa đóng vai trò tư vấn ERP không?
Có, nhiều nhà cung cấp phần mềm cung cấp luôn dịch vụ tư vấn triển khai đi kèm, nhưng doanh nghiệp nên lưu ý khả năng thiếu khách quan khi tư vấn đến từ chính bên bán phần mềm, có thể cân nhắc thêm ý kiến độc lập cho các quyết định lớn.
Sau khi ERP Consultant hoàn thành dự án, doanh nghiệp có cần hỗ trợ tiếp không?
Thường vẫn cần một giai đoạn hỗ trợ sau triển khai để xử lý các vấn đề phát sinh khi người dùng thực tế vận hành hệ thống, doanh nghiệp nên thoả thuận rõ thời gian và phạm vi hỗ trợ sau bàn giao ngay trong hợp đồng ban đầu.
